De NFU (Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra) is een werkgeversorganisatie van de acht Universitair Medische Centra (UMC's) in Nederland. De NFU heeft als algemene doelstelling het behartigen van de gezamenlijke belangen van de UMC's.
Aangesloten bij de NFU zijn het Academisch Medisch Centrum (AMC) ,VU Medisch Centrum,het Erasmus MC te Rotterdam, het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC), het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG), het Universitair Medisch Centrum Utrecht, het UMC St Radboud te Nijmegen en het Academisch Ziekenhuis Maastricht (AZU).
Binnen de NFU bestrijken bestuurscommissies de aandachtsgebieden patiëntenzorg, onderwijs en onderzoek, economische- en financiële zaken en arbeidsvoorwaarden. Het in Utrecht gevestigde bureau van de NFU verzorgt de voorbereiding, coördinatie, begeleiding en uitvoering van de werkzaamheden. Binnen het NFU bureau werken zeventien mensen.
De vraag:
De NFU wil de hoeveelheid fysieke documenten verminderen om de verspreiding van deze documenten zowel intern als extern te stroomlijnen en te automatiseren. Daarnaast ziet zij graag dat het proces van het samenstellen van vergaderdocumenten voor een specifieke commissie vergadering (wat in de huidige situatie nog handwerk is), wordt aangepast. De NFU heeft Triple A gevraagd om op een innovatieve manier vergaderdocumenten zo in te richten dat via enkele handelingen een volledige vergader documentenset wordt gecreëerd. Zodat de werknemers bij de NFU op een effectieve manier kunnen worden ingezet.
Gewenst:
- Mogelijkheid tot het registreren van relatie en contactpersonen binnen een CRM oplossing;
- Het stroomlijnen van het documentregistratie proces;
- Automatiseren van de document distributie zowel binnen de NFU als ook naar externe relaties;
- Op een innovatieve manier samenstellen van vergadersets.
Gedaan: - Een SharePoint 2010 portaal met hierin geïmplementeerd CRM functionaliteiten waar relatie en de daarbij horende contacten worden geregistreerd en beheerd;
- Het inrichten van een document management systeem waarin inkomende documenten worden geregistreerd en online worden gedistribueerd naar de betrokken gebruikers. Ook uitgaande documenten worden via document sjablonen met dynamische InfoPath formulieren gecreëerd;
- De distributie van de verschillende documenten wordt gedaan door geautomatiseerde Nintex workflows. Denk hierbij aan het goedkeuren van facturen en het reviewen van documenten;
- Een innovatief InfoPath formulier gecreëerd waar vergaderingsdocumenten worden gekoppeld aan vergaderpunten. Via de print functionaliteit in het formulier is het mogelijk om met één druk op de knop een volledige set met vergaderdocumenten uit te printen. Deze worden vervolgens gedistribueerd naar de deelnemers aan de vergadering.
Resultaat:
- Een oplossing gebaseerd op een SharePoint 2010 portaal;
- Hosting van SharePoint omgeving via Triple A. Zowel inrichting als beheer via het eigen Private Data Centre;
- SharePoint 2010 en Office 2010 Training op locatie;
- Contentmigratie en conversie van de gegevens uit het vorige Document Management Systeem.